C’est une question que se posent presque toutes les entreprises à croissance rapide : devrions-nous embaucher une agence de relations publiques ou constituer une équipe interne ? Et si vous vous débattez assez longtemps avec cette question, elle se transforme rapidement en un va-et-vient sans fin (“d’autre part…“).

La vérité est que, selon vos objectifs spécifiques, vos ressources et votre budget, une voie peut avoir plus de sens que l’autre. Nous avons rassemblé quelques conseils utiles des professionnels des relations publiques de HubSpot pour vous aider à faire le bon appel.

Plongeons dans les principaux avantages et inconvénients de l’embauche d’une agence, explorons comment prendre la bonne décision pour votre entreprise et couvrons cinq tâches de relations publiques que vous pouvez gérer en interne.

Raisons d’embaucher un cabinet de relations publiques

1. Vous savez ce que vous voulez.

Embaucher une entreprise sans savoir ce que vous voulez, c’est comme conduire vers une nouvelle destination sans carte. Il y a de fortes chances que vous vous perdiez — rapidement.

“L’embauche d’une entreprise de relations publiques peut être un investissement important, donc avant de le faire, vous devez être clair sur vos objectifs et ce que vous espérez réaliser grâce aux relations publiques”, conseille Ellie Flanagan, responsable des communications produits et d’entreprise chez HubSpot.

Vos objectifs sont votre boussole. Ils influencent votre budget, votre calendrier et même les tactiques que vous souhaitez utiliser. Tout aussi important, ils vous donnent une image claire de ce dont vous avez besoin d’une agence.

2. Vous êtes prêt à “alimenter la machine PR.”

Les relations publiques ne sont pas une activité “réglez-la et oubliez-la” – même si vous engagez une agence pour faire le gros du travail.

Mia MacKinnon, responsable de la marque et des relations publiques, APAC chez HubSpot, fait écho à ce point en me disant : “Si, en tant que fondateur ou chef d’entreprise, vous n’avez pas la capacité d’investir pour soutenir votre agence ou votre responsable interne dans le développement et approuver les récits, soutenir les lancements, préparer les interactions avec les médias et les événements et être disponible pour des opportunités de prise de parole, il va être difficile de voir les résultats.”

Elle poursuit : « Si les informations d’une agence sont alimentées au compte-goutte, avec peu de visibilité sur votre stratégie commerciale et les défis auxquels vous êtes confrontés, ils vont avoir beaucoup de mal à obtenir des résultats. Vous obtenez ce que vous investissez dans les relations publiques. et mes meilleurs partenaires d’agence ont été ceux où l’équipe avec laquelle nous avons travaillé est devenue une extension de notre équipe interne.”

En d’autres termes, vous jouez un rôle énorme dans la mise en place de votre agence pour réussir. Si vous traitez votre agence comme un véritable partenariat, vous avez plus de chances d’obtenir d’excellents résultats.

3. Vous souhaitez étendre votre portée médiatique.

Lorsque vous embauchez une entreprise de relations publiques, vous accédez non seulement à de nouvelles idées, perspectives et expertises, mais vous travaillez également avec des personnes qui entretiennent des relations avec des contacts clés dans les médias. Et lorsqu’il s’agit de communication avec les médias, vous êtes seulement aussi fort que vos relations.

Flanagan ajoute : “L’établissement de relations avec les journalistes est un élément essentiel d’une relation publique réussie. Si vous décidez d’opter pour une agence, il est important qu’ils aient un contact quotidien dans votre entreprise qui puisse leur apporter des informations et les aider à se connecter. aux parties prenantes internes.”

Cela dit, votre budget peut vous gêner ici. Si tel est le cas, n’ayez crainte. Flanagan conseille : “Si vous avez un budget limité, l’embauche d’un responsable des relations publiques en interne pour se concentrer sur l’établissement de relations peut être un meilleur investissement. Les équipes internes ont également un meilleur accès aux ressources internes et aux porte-parole.”

4. Vous avez besoin de connaissances spécialisées.

Ils disent que toute presse est une bonne presse – mais c’est à débattre. Quoi qu’il en soit, lorsqu’une situation de crise survient, la plupart des petites entreprises et des start-up ne sont pas équipées pour y faire face. Même les commentaires négatifs et les clients mécontents peuvent avoir un impact sur la réputation et l’image d’une marque.

Tout cela pour dire que si votre entreprise a besoin de communication de crise – ou de toute connaissance spécialisée en relations publiques – il vaut mieux laisser faire les pros. Les cabinets de relations publiques sont plus expérimentés et spécialement formés pour gérer (et prévenir) ces types de situations.

Explorons maintenant quelques drapeaux rouges que vous devriez considérer avant de passer à l’étape suivante.

Raisons pour lesquelles vous pourriez ne pas avoir besoin d’un cabinet de relations publiques

1. Votre équipe interne est plus proche de l’information.

Votre équipe interne n’a qu’un seul client : vous. Cela signifie qu’ils peuvent accorder toute leur attention, alors qu’une agence doit répartir son temps sur plusieurs clients.

Comme me le dit Flanagan, “les équipes internes ont également un meilleur accès aux ressources internes et aux porte-parole”.

Alors que vous devez éduquer une agence extérieure sur les tenants et les aboutissants de votre entreprise – et surveiller son travail pour l’exactitude – votre équipe interne possède déjà une solide connaissance des connaissances internes de l’entreprise.

De plus, avec des outils tels que HubSpot Marketing et Hootsuite, travailler sur des tâches liées aux relations publiques – comme l’envoi d’e-mails promotionnels et la surveillance sociale – n’a jamais été aussi facile.

2. Vous n’avez pas trouvé la bonne personne avec une agence.

Lorsque vous embauchez une agence, ne sous-estimez jamais l’importance de trouver un bon candidat.

MacKinnon me dit : « Il y a de nombreux éléments mobiles pour trouver la bonne agence — spécialisation du secteur, B2B versus consommateur, taille de l’agence et comment elle structure ses équipes, degré de flexibilité d’une agence, son modèle — s’agit-il de pures relations avec les médias, ou sont-elles plus intégré, et lequel des deux avez-vous besoin ?”

Pour les petites entreprises qui découvrent le jeu des relations publiques, MacKinnon suggère de rechercher des agences offrant de la flexibilité :

“Les agences qui ont un modèle flexible et peuvent s’adapter aux besoins de votre entreprise sont souvent celles où les petites entreprises trouvent un bon ajustement – jusqu’à ce que vous ayez un modèle de travail défini, il est important que l’agence puisse s’adapter à vous – cela pourrait être un grand lancement un mois, et une période calme le suivant, pendant que vous préparez votre prochaine campagne.”

De plus, la réputation est primordiale dans le monde des relations publiques. N’hésitez pas à demander autour de vous des recommandations d’autres personnes.

MacKinnon explique : “Les agences exceptionnelles ont tendance à être connues et à faire parler d’elles – demandez des recommandations à des entreprises dont vous admirez les campagnes de relations publiques, à des entreprises d’un secteur similaire au vôtre ou qui font face à des défis similaires en matière de sensibilisation, de perception et de confiance. “

3. Vous recherchez une solution rapide.

PR n’est pas une “solution miracle”. Les graines de relations publiques que vous plantez aujourd’hui ont besoin de temps pour se développer, d’autant plus que la nature des relations publiques consiste à établir de vraies relations. Par conséquent, la relation que vous entretenez avec votre agence doit ressembler à un véritable partenariat, et non à un investissement à court terme.

Si tout cela semble intimidant, la route de l’agence n’est peut-être pas la réponse.

MacKinnon fait écho à cela en disant : “L’un des plus grands apprentissages que j’ai eus dans ma carrière en travaillant en interne, et quelque chose que je partage avec mon équipe, c’est qu’une fois que vous avez trouvé votre agence, vous avez un rôle énorme à jouer dans la mise en place de votre à la fois pour le succès, et c’est pour les traiter comme un véritable partenaire.”

5 tâches de relations publiques que votre équipe interne peut gérer

1. Communiqués de presse.

Dans le monde d’aujourd’hui, les entreprises doivent générer leur propre buzz. Qu’il s’agisse de partager un nouveau lancement de produit, un événement à venir ou des changements dans votre structure organisationnelle, un communiqué de presse bien rédigé peut faire connaître votre entreprise. Consultez ce guide utile sur la façon de rédiger un communiqué de presse qui se démarque de la foule.

2. Communication sur les réseaux sociaux.

Ce que les gens disent de votre entreprise sur les réseaux sociaux peut avoir un impact sur votre réputation globale. Chaque équipe interne devrait avoir son “oreille au sol” surveillant ces conversations.

Les outils d’écoute sociale, tels que le logiciel de gestion des médias sociaux de HubSpot, Sprout Social et Buffer, suivent les mentions de votre marque, les mots clés pertinents et les commentaires directs via des hashtags et des DM. De plus, bon nombre de ces outils vous permettront de répondre aux mentions sur vos comptes de médias sociaux directement depuis le tableau de bord.

3. Rédaction de blogs.

La sensibilisation communautaire est un pilier des relations publiques. Un excellent moyen de dialoguer avec un public consiste à utiliser des canaux propriétaires, comme un blog d’entreprise. Lorsqu’il s’agit de développer une stratégie de blog bien équilibrée, votre équipe interne peut avoir besoin de diviser pour mieux régner – une personne crée un calendrier éditorial, une autre recherche des contributeurs invités, tandis qu’une autre personne écrit le contenu du blog.

4. E-mails promotionnels.

Grâce à des outils tels que HubSpot Marketing Hub, Mailchimp et Constant Contact, il est plus facile que jamais de gérer, concevoir et envoyer des e-mails aux clients. Cependant, pour envoyer des e-mails, vous avez d’abord besoin de personnes à qui les envoyer. Par conséquent, la création d’une liste de diffusion saine – et la facilité d’inscription – devrait être une priorité de longue date pour votre équipe interne.

5. Communications avec les employés.

La communication avec les employés, également connue sous le nom de communication interne, est rapidement devenue un axe majeur des relations publiques. Après tout, les employés peuvent être les critiques les plus sévères ou les défenseurs les plus passionnés d’une entreprise.

Les communications avec les employés impliquent le partage d’informations via différents canaux, comme le courrier électronique ou un forum interne. Les équipes de relations publiques internes peuvent partager les actualités de l’entreprise, les mises à jour des projets, etc. Lorsque les employés se sentent « au courant », ils sont plus engagés, connectés et responsabilisés au travail.

Retour à toi

En fin de compte, personne ne connaît mieux votre entreprise et ses besoins que vous. Si vous décidez d’engager ou non une agence de relations publiques, commencez par les conseils de cet article. Et rappelez-vous, tant que vous tenez compte des relations publiques dans votre stratégie commerciale dans une certaine mesure, vous vous dirigez déjà dans la bonne direction.